怎么做活动才省心不费力？｜这可能是头一次详细说活动运营的文章

作为人力密集型产业之一，做活动其实最累人，不只是因为属于服务业，还因为中间太多细节太多变动，计划没有变化快，有时牵一发而动全身，搞得大家很被动。

那么，有没有一种方法可以让活动做得又省心又不费力呢？

只有工具化、流程化。如同流水线操作一样，其实活动的七成以上是可以流程化的。

做活动无外乎这么一句话：什么时候谁在哪里做了一场什么活动，怎么做的，效果怎么样。跟传播上的5W1H理论有点像，咱们这叫4W2H。整好这6个要素，活动基本七成就出来了。

首先：什么时候。（WHEN）

时间可不是乱定的。在你的活动日期前后最好没啥大事发生。比如周六日大家不愿意还为了公事出来加班，如果是工作类的活动，就放在周五吧，大家嗨皮完就可以早点回家过周末了。如果是生活类的活动，也别搞在周日，玩得太疯周一没有精力上班，周五或周六是不错的选择。

另外要注意节假日，涉及到邀请外企人员的，注意避开国外节假日，老外放起假来很疯的，避开感恩节圣诞节啥的，这是必须的。一般来说11月12月是节假日高峰期，而且年底各公司年会也是嗡嗡的超级多，尽量不要搞撞车，会有很多人放你鸽子，别怪我没提醒你。

其次：谁。(WHO)

这是被邀请参与者的筛选问题。

人的因素是最不稳定的，前期邀请的人可能跟最后能出场的人大相径庭。即便如此，也没必要一遍遍地确认，前八次确认来的，可能第九次就因为出国度假或出差放你鸽子，确认两次就行，中期确认和后期确认，具体时间节奏自己把握好就行。

此外，被邀请人擅长的话题最好与活动主题契合，人聚过来了无法产生互动和沟通，是一个活动失败的预兆。

然后还要明确：是否需要接送、是否需要翻译、是否需要安排住宿、如何确认身份（邀请函）等。

细节：邀请函要包含的信息——被邀客人的数量、级别；活动名称、主题描述、日期（开始时间/结束时间/活动日程安排）、地点、行车路线、停车提示、着装要求、回复邮件地址、联系人等。

人，除了被邀请的客人，还有媒体和工作人员。媒体有时也可以算作客人之列。工作人员里注意要有摄影/像师、速记人员、礼仪人员、接待处工作人员、表演人员等。

第三：在哪里。(WHERE)

活动场地的选择。

高大上的活动选酒店、游艇、小岛啥的，轻松的沙龙活动选咖啡馆茶馆独立书店，有点小资的选艺术区loft或画廊，私密的就选酒窖或私人俱乐部、私人会所这种，没钱的选学校……一般来说，活动组织方或请来的人凳次够的话，可以跟场地谈合作，给个LOGO起个艺名叫“独家场地供应方”之类比较显凳次的，就可以小成本运作了。

有个细节问题，场地涉及到交通和停车问题。交通不方便和停车不方便的地方就不要选了。如果活动中有演出，要注意附近安排化妆换衣间；如果有采访，注意安排专访间；如果有晚宴，注意晚宴地点不要离活动地点太远。停车有限制的记得事先申请停车许可。

然后记得明确：场地使用时间段、允许的布景和清场时间、是否需要自行安排清扫人员、场地额定容纳人数、视力范围是否有阻挡、WIFI、舞台、视听设备、灯光、附近卫生间情况、是否有存衣处、消防和安全措施、用电负荷、是否有噪音限制等其他规定……甚至是否需要为参与者购买保险啥的，我不是夸张哈，有在游艇上举办活动的还是要注意点。

第四：做了什么活动。（WHAT）

为啥办这场活动，说的是活动主题。

一个活动没主题就像躯壳没灵魂，哦，聚一帮人凑凑热闹就散了，没劲对吧？活动组织方苦哈哈累死累活搞场活动，得有目的性对吧~

主题就看组织方的需求了，也分提高品牌影响力啊、媒体联谊啊、新闻发布啊、案例分享啊、理念解读、颁奖答谢、慈善筹款啊blabla~~要是纯为了玩，还有什么睡衣趴、圣诞趴之分呢~主题是线，可以串起活动所有七零八碎的东西。

第五：怎么做的。（HOW）

这是活动形式的问题。

目前已有的活动形式包括但不限于：发布会、演讲、论坛、沙龙、午宴晚宴、演出、圆桌会等等。这个不展开说。

第六：效果怎么样（HOW）

这是活动的传播三段论：

前期预热（注重悬念吸引眼球，一般通过微博、微信这样的社交媒体引爆，通过KOL发声引发关注，注重传播引爆）；

中期曝光（注重活动亮点挖掘，引发参与者自行传播，这阶段最好用社交媒体和网络媒体，铺大声量，注重传播广度）；

以及后期传播（注重二次传播和传统媒体沉淀，注重传播深度）。

最后，还有一个最最重要的问题，首要的问题，刚开始就该提到的问题——你猜到了吗？

预算。

文章来源：营销人周报（微信号：marketersweekly）